Yeni Başlamak İsteyenler İçin ERP
ERP, ilk duyulduğunda tüm yöneticileri korkutan bir kavram. Kimilerine göre Kurumsal Kaynak Planlama, kimilerine göre Entegre Yönetim Sistemi. Bizim ifademiz ile Bilgi Akış Sistemi.
Basit anlatımla ERP doğru zamanda, doğru veriyi, olması gereken detayda – ne fazla ne eksik – verebilen sistemler için kullanılır.
Uzun bir anlatımla iş akışlarının analiz edilerek kağıtla, mail ile, excel’lerle yapılan işlemlerin entegre tek bir sistem üzerinde uygulanması. İstenilen veriye her noktadan yetki çerçevesinde anında ulaşabilme imkanı. Şirketin tüm süreçlerini değerlendirmesi, alışkanlıklarını gözden geçirmesi, gereksiz yaptığı işlerden kurtulması ve sade ve yönetilebilir bir yapı kurması anlamına geliyor. Yani şirketin kendini yeniden tanıma süreci anlamına da geliyor.
Bununla ilgili olarak kendinize soracağınız ilk soru şu olmalıdır :
Şirket olarak ERP’ye gerçekten ihtiyacımız var mı ?
Karar veremediniz mi ? O zaman daha somut bir soru sorayım.
Her an her şeyin değiştiği bir dünyada rakiplerinize üstünlük sağlamanıza ve şirketinizle ilgili karar vermenize yardımcı olacak raporlara anında ulaşabiliyor musunuz?
Eğer cevabınız hayır ise ERP’ye geçme zamanınız gelmiş demektir.
Şunu bilmelisiniz ERP ihtiyacının şirketin büyüklüğü ile, çalışan sayısı ile, cirosu ile ilgisi yoktur. Konu tamamen şirketin nasıl yönetileceği ile ilgilidir.
Şimdi ikinci soruya geçebiliriz :
Ne yapmalıyım ?
Karar verme sürecinde dikkat edilmesi gereken birçok parametre vardır. İşte tam burası, insanları korkutan noktadır. ERP karar süreci çok bilinmeyenli bir denklem gibidir. Ama ümitsizliğe kapılmayın! Doğru yönetilirse kolayca çözülecek bir denklem var elimizde. Sadece nelere dikkat etmeniz gerektiğini bilmeniz yeterli.
Bunlar nelerdir :
- Karar Vericilerin Desteği
- Bütçe
- Proje Ekibinin Oluşturulması
- Kullanılacak ERP’nin Seçimi
- Danışman Firma Seçimi
Karar Vericilerin Desteği : En önemli parametredir çünkü karar vericilerin açık desteği olmadan Bilgi Akış Sistemlerini (ERP) yürütmeye çalışan firmalarda ne kadar uğraş verilirse verilsin istenilen noktaya gelinmesi asla mümkün olmayacaktır. Bu desteği göstermenin en kolay yolu ise karar vericilerin bu işe zaman ayırmasıdır. Ancak şunun bilinmesi gerekir ki karar vericiler projeyi yapan değil, destekleri ve kritik kararları ile projenin yürümesini sağlayanlardır. Karar vericilerin vakitsizliği projenin zaman planına etki etmemelidir. Karar vericiler projeye inançlarını proje ekibine göstermeli ve proje ekibinin kararlarına her zaman destek olmalıdır.
Bütçe : ERP bir masraf değil bir yatırımdır. Dolayısıyla bunun için ciddi bir bütçe hazırlığı yapmanız gerekir. Bütçenizi oluştururken proje için ayıracağınız insan kaynağı yatırımından donanımsal alt yapı yatırımına, proje maliyetinden geçiş sonrası destek hizmetlerinin maliyetine, lojistik (konaklama, ulaşım, yemek vb.) maliyetlerden mesailere kadar her şeyin düşünülmüş olması gerekiyor. Bunun dışında öngörülmeyen giderler için de %10’luk bir pay koymanız ileride elinizi rahatlatabilir. Asla ama asla bütçe çalışmanızı yapmadan bu yola çıkmayın. Ve yapacağınız yatırımı 1-2 yıl için değil en az 10 sene için yaptığınızı düşünün ve bütçenizi buna uygun hazırlayın.
Proje Ekibinin Oluşturulması : Bütçeyi oluşturduktan sonra ilk iş projeyi yapacak ekibi oluşturmak. Bilinenin aksine yazılım seçimini karar vericiler değil proje ekibi yapar. Proje ekibi incelediği ERP’lerle ilgili değerlendirmelerini karar vericilere nedenleri ile birlikte sunar. Son karar doğal olarak karar vericiler tarafından verilir.
Proje ekibinde yer alacak kişilerde şu özelliklerde aranmalıdır :
- Şirketi iyi tanıyan ve uzmanlığı (üretim, finans, satış vb.) olan kişiler olmalıdır,
- Sorumluluğu taşıyabilecek kişiler olmalıdır,
- Ekip çalışmasına uygun ve yapıcı kişiler olmalıdır,
- Vakitlerinin en az %50’sini projeye ayırabilecek kişiler olmalıdır.
Amaç kadroyu kalabalık göstermek değildir. Seçtiğiniz ekipteki en yetkili kişiyi proje yöneticisi yapın. Proje ekibiniz tek bir kişiden oluşsa dahi bu kurallara mutlaka uymanız gerekir. Unutmayın ki bu proje ERP firmasının değil sizin projeniz, dolayısıyla önce siz gereken özeni göstermelisiniz.
Kullanılacak ERP’nin Seçimi : O kadar çok seçenek var ki bu seçenekler arasında karar vermek gerçekten kolay değil. Ancak karar verme noktasında, dikkat etmeniz gereken birkaç noktayı belirtmekte fayda var :
- Devamlılık : İncelediğiniz yazılımın güçlü referansları var mı, kaç firmada kullanılıyor, kaç yıldır kullanılıyor ?
- Özelleştirilebilirlik ve Parametrik Alt Yapı : Süreçlerinize uyum sağlayabilmesi ve siz büyüdükçe sistemin de buna uyabilmesi gerekiyor. (Referansların farklı sektörlerden olması geliştirilebilir ve parametrik olduğunu da gösterir.)
- Geliştirilebilirlik : Sistemde mevcut olmayan modüllerin, merkeze ihtiyaç duymadan sizin veya çalıştığınız danışman firma tarafından sistem üzerinde kolayca geliştirilebilmesi.
- Veri Bütünlüğünün Korunması : ERP’nin olmazsa olmazlarından biri veri bütünlüğüdür. Dolayısıyla veri farklı kullanıcılar tarafından farklı modüllere birden fazla kez girilmemeli. Sistem bu entegrasyonu kendi sağlamalıdır.
- Bunların dışında güçlü ve bilinen bir veri tabanına sahip olması, veri güvenliğinin nasıl sağlandığı, raporlama alt yapısının ne kadar esnek olduğu ve son olarak mobil veya web uygulamalarla haberleşebiliyor olması dikkat etmeniz gereken özelliklerden en önemlileri.
Danışman Firma Seçimi : Bosch Rexroth’tan Palamut Group’a, İstanbul Ticaret’ten Meda Pharma’ya kadar 15 yıllık CPM Master ERP danışmanlığı tecrübemle şunu net olarak söyleyebilirim ki çalışacağınız danışman firma seçimi karar vericilerin desteğinden sonraki en önemli ikinci parametre. Bir çok firmada şu konuşmaya şahit oldum : X danışman firma ile çalışırken ERP geçişini yapamadık, Y danışman firma ile çalışmaya başladıktan sonra ERP süreçlerimizi sağlıklı bir şekilde tamamlayabildik. Hayatta şu tip kıyaslamalara hep şahit oluruz : Aynı malzeme ile bir şef yemekte harikalar yaratırken bir başka şef berbat bir yemek yapabilir.
Bizim çok kullandığımız bir kavram vardır : “ERP projeleri bir evlilik gibidir. Bu yüzden danışman firma seçiminde eş seçer gibi titiz davranmanız lazım.” Burada yapmanız gereken ilk iş sözleşme sırasında projeyi kimlerin yapacağını netleştirmek. Uzun mesailer geçireceğiniz ekibin kalitesi ve güler yüzlü olması çok önemli. Ekibin kalitesinin yanında genç ve dinamik bir ekip olması da önemlidir. Proje yöneticisinin ise tecrübesi önemli. Her işle ilgili farklı uzman kişiler olmasına ve eğitimlerinin ne olduğuna dikkat edin.
Artık parametreler tamam. ERP projesine hazırsınız. Bundan sonrası iş yürütme kurulunun desteği ve takibiyle proje ekiplerine kalıyor.
Unutmayın ki kaybettiğimiz zamanı geri alamayız ve zaman düşündüğümüzden bile hızla akıp geçiyor.
Erkan Ahtagil
Proje Müdürü
PRODA Araştırma Geliştirme ve Yazılım Ltd. Şti.
