Yalın Düşünce ile ERP Seçimi ve Uygulaması

Yalın Düşünce Sistemi’nin en önemli köşe taşlarından biri olan 3 Tehlikeli M; ERP Sistemlerinin kurulması, işletilmesi ve sürdürülebilirliğinin sağlanması noktalarında önemli bir yer tutmaktadır. Muda, Muri ve Mura olarak adlandırılan 3M, ERP ‘nin tek veritabanı üzerinden kurulması aşamasında, kurulduktan sonra ise doğru verinin elde edilmesi ve amaca uygun olarak doğru raporlamanın sağlanması hususunda önem arz eder.

MUDA (değer katmayan) - İş bitim sürelerini uzatan, bir malzemeyi ya da aleti almak için gereksiz hareketler yapmaya neden olan, stok fazlalığı yaratan ya da sonuçta her tür beklemeye yol açan fire niteliğindeki hareketlerdir. Kısaca müşterinin parasını ödemeye hazır olduğu değer yaratan faaliyetlerin haricindeki her şey Yalın Düşünce‘de israf olarak adlandırılır.

Bu israflar 7 temel kategoride özetlenmiştir :

- Yetersiz çalışma metodları

- Uzun hazırlık zamanları

- Yetersiz prosesler

- Eğitim eksikliği

- Yetersiz bakım

- Uzun mesafeler

- Liderlik eksikliği

MURI (aşırı yük) - Kısaca Muri ekipman ve personellerin, izin verilenden daha fazla kuvvet ve emekle, daha uzun bir zaman dilimi içerisinde, daha yüksek bir performansla çalışmasını isteyerek aşırı yüklenme anlamına gelir. Muri, kaynakların verimli planlanmamasından kaynaklanan ve insanlara aşırı yük bindirmek gibi sonuçlara yol açacağından dolayı emniyet ve kalite sorunları üretir. Makinelere aşırı yük bindirmek ise arızalara ve ürün kusurlarına yol açar. 

MURA (düzensizlik, dengesiz yüklenme) - Bunu diğer iki israfın sonucu olarak görebiliriz. Normal üretim sistemlerinde kimi zaman insanlarla makinelerin kaldırabileceğinden fazla iş yükü olur, kimi zaman da iş olmaz. Düzensizlik git gelli bir üretim programından ya da zaman kaybı ve parça yokluğu veya hatası gibi iç nedenlere bağlı olarak bir inip bir çıkan üretim hacminden kaynaklanır. Mura’nın sonucu Muda olabilir.

Muda’lar; Muri ve Mura’lar önlenmeden tam olarak yok edilemez. Baş harfi M ile başlayan bu uç Japon kelime işletmelerdeki israflara işaret eden ve ortadan kaldırılması gereken 3M olarak adlandırılır.

Firmalarımızdaki genel eğilim, mevcut çalışma şeklimizi eleştirmeden, neyi niye yapmakta olduğumuzu sorgulamadan, yazılımda karşılığını oluşturmaya çalışmaktır. Aslında hatalarımızı otomatize ederek, bir başka deyişle mevcut israflarımızı yazılım içerisine yerleştiririz.

Yazılım programları veya otomasyon sistemleri, belirli varsayımlar ve şartlar uygun olduğu sürece beklenen sonucu verecek sistemlerdir. Bu bakış açısından, tüm yazılımlar firmanın hedeflerine ulaşması için kullanabileceği araçlardır. Ancak bir çok durumda ERP projelerinin araç olmaktan çıkıp, kendi başına bir amaç haline geldiğini ve firmanın verimli kullanması gereken kaynaklarını tüketmeye başladığını gözlemlemekteyiz. ERP projelerinin başarıya ulaşması için aşağıdaki noktalara dikkat etmeliyiz. 

- Amaç firmaya değer katmaktır. Firma açısından hangi yazılımın kullanıldığının, ya da hangi programlarla üretimin ve hammaddelerin planlandığının, kontrol edildiğinin bir anlamı yoktur. 

Herhangi bir yazılım, ya da otomasyon programı, firmaya sağlanan değerin mükemmelleştirilmesine katkıda bulunduğu oranda anlamlıdır.

Yani ERP sistemleri aşağıdaki maddeleri sağlıyorsa değerlidir:

• Hızı arttırmak,
• Kaliteyi arttırmak,
• Esneklik sağlamak,
• Maliyetleri düşürmek.

ERP’nin sağladığı en önemli değerlerden biri de firmanın önemli ve herkesin paylaşması gereken bilgileri ortak bir veri tabanında birleştirmesidir. Ortak veri tabanının olmadığı, herkesin farklı kaynaklardan bilgi sağladığı durumlarda, birbirinden farklı bilgiler söz konusu olabilir ki bu da yanlış kararlara yol açabilir. Aynı hammaddeyi iki farklı üretim biriminin birbirinden bağımsız, hammadde fiyatlandırması yaptığını düşünelim. Bu durumda ortaya çıkacak ürünün doğru maliyet bilgisinin ne olduğunu tespit etmek, bunun üzerinden genel bir fiyatlandırmaya gitmek, ürünün karlılığını doğru hesaplamak ve sonrasında satışı arttırmaya yönelik olası kampanyalara karar vermek mümkün olmayacak ya da firma açısından zararlı sonuçlara yol açabilecektir. Mühendislik açısından ele alındığında da bir üründe yapılan geliştirmenin iki farklı birimde de uygulanması hem atlanabilecek, hem de fiiliyatta aynı işi, örneğin aynı mamül ağacının iki kez revize edilmesi anlamı taşıyacağından sürdürülmesi oldukça zor bir süreçtir. Tek bir veritabanın olduğu durumda ise, tüm veriler tek bir kaynakta bulunduğundan dolayı hem hata olasılığı azalmakta hem de genel olarak sürecin takibi kolaylaşmaktadır. 

Firmaların MRP yazılımı kullanmasının temel amacı, stokları takip edebilmek buna bağlı olarak malzeme ihtiyaç planlaması yapmaktır. Yöneticilerin, bu yatırımı yapmasını sağlayan en önemli neden de “tek bir tuşla” üretimin hangi aşamada olduğunu, ne kadar hammadde ve mamül stoğu olduğunu vb. görebilmektir. Ancak birçok şirkette MRP’den alınan stok miktarı ile fiili stok miktarı arasında farklar gözlemlenmektedir. Buradaki sorun çoğu durumda doğrudan yazılımdan kaynaklı bir sorun olmayabilir, en temel sorun ürün ağaçlarının sisteme yanlış girilmiş olmasıdır. Yani veri doğru olmadığı durumda, hangi yazılımın, otomasyon sisteminin kullandığının bir önemi yoktur.

Müşteriye istediği ürünü, istediği zamanda ve olması gereken kalite ile teslim etmek ve aynı zamanda maliyetleri minimumda tutarak belirli bir karlılık seviyesini sürdürebilmek tüm şirketlerin temel amacıdır. Ama bu noktada tüm üretim sürecinin bir bütün olarak incelenmesi gerekir. Firmanın üretim kapasitesi, operasyon süreleri, depolama kapasitesi, tedarik süreleri gibi tüm parametreler birlikte ele alınmalıdır. Buradan çıkacak sonuçlar ışığında firmanın nasıl bir üretim akışına sahip olması gerektiği, hangi noktada ve neleri değiştirerek israfları ortadan kaldırabileceği ve minimum maliyetle beklenilen kalite düzeyini nasıl yakalayacağı belirlenmelidir. Hangi yazılımın ya da otomasyon sisteminin seçileceğine ancak bu noktadan sonra karar vermek doğru olacaktır.

Kurulacak olan ERP’nin seçilmesinin ardından ERP Projesi’nin sağlıklı bir şekilde yönetilebilmesi için firmanın proje ekibi ve ERP danışmanlarından oluşan doğru ekibin kurulması gerekir. Sonrasında tüm kullanıcılara eksiksiz olarak ERP eğitimleri verilir. Bu eğitimlerin verilmemesi halinde ERP Danışmanları, ERP’nin kurulmasının ardından kullanıcıların rolünü üstlenmek zorunda kalmaktadır. Bu da Muda’ya sebep olmaktadır. Aynı şekilde ERP Danışmanı’nın bu ekibin bir parçası olarak desteğini ekibin üzerinden çekmemesi gerekir. Proje Yöneticisi ve kullanıcılar ile arasındaki iletişimi her daim aktif olarak yönetmesi gerekir. Bu da yapılan işlemlerin tekrar tekrar düzeltilerek yapılmasının önüne geçecek ve Yalın Üretimin en önemli prensibi olan Just In Time ilkesini yerine getirecektir. Ve ERP sisteminin gelişmesi için yeni adımlar atılabilmesinin önünü açacaktır.

3M e dikkat edilerek kurulan ERP sistemleri sayesinde ortak bir veri tabanında, doğru verilere sahip olmuş olunacaktır. Elde edilen bu verilerden de anında, hatasız, esnek raporlamalar sayesinde kaliteyi artırmaya ve maliyeti düşürmeye yönelik sonuçlara ulaşılması sağlanabilecektir.

Seda KESİMCİ